Archiwa w 2016 r.: szerszy dostęp online i modernizacja infrastruktury

Do 20 mln zwiększy się w 2016 r. liczba dokumentów dostępnych na szukajwarchiwach.pl. Archiwa Państwowe planują też dalszą modernizację infrastruktury - rozpocznie się budowa siedzib w Krakowie i Białymstoku, istniejące będą doposażane m.in. w sprzęt komputerowy.

Od 2012 r. Archiwa Państwowe wykonały prawie 50 mln kopii cyfrowych dokumentów. W przyszłym roku ich liczba wzrośnie o ok. 6 mln skanów. Digitalizowane są m.in. dokumenty służącą badaniom nad historią rodzinną (akta metrykalne i stanu cywilnego oraz kartoteki ewidencji ludności miast), akta miast, dokumentacja techniczna, zdjęcia i nagrania dźwiękowe. Są one sukcesywnie udostępniane w internecie, głównie w serwisie szukajwarchiwach.pl i m.in. na stronach internetowych archiwów. W 2016 r. liczba skanów na szukajwarchiwach.pl wyniesie 20 mln.

Jak zapowiada naczelny dyrektor Archiwów Państwowych Władysław Stępniak planowane są prace nad narzędziem, które połączy te publikowane materiały. "W styczniu 2016 r. planujemy aplikować o środki na realizację projektu Archiwum Cyfrowe w ramach programu Polska Cyfrowa. Przewiduje on wykonanie do 2018 r. 35 mln kopii dokumentów historycznych dotyczących historii Polski od XII do XX w. i ich otwarte udostępnienie w internecie" - powiedział PAP Stępniak.

Archiwa rozbudowują i modernizują także swoją infrastrukturę. W 2016 r. zostanie otwarta nowa siedziba Archiwum w Rzeszowie. Prace budowlane rozpoczną się w Białymstoku i w Krakowie, gdzie do 2019 r. ma powstać siedziba dla Archiwum Narodowego. Kontynuowane będą przygotowania do budowy siedzib Archiwów w Bydgoszczy i Szczecinie oraz do rozbudowy poznańskiego Archiwum. Istniejące budynki będą dalej modernizowane i wyposażane m.in. w sprzęt komputerowy służący digitalizacji, przechowywaniu i udostępnianiu zbiorów w postaci cyfrowej.

"Myślę, że przełom roku 2015/16 w historii archiwów będzie pewną cezurą. Kończymy etap związany z powstawaniem niewielkich archiwów i mamy zapewnione środki na przejście na wyższy poziom inwestycji. Większe budynki są potrzebne, ponieważ w ciągu najbliższych kilkunastu lat archiwa będą musiały przejąć ponad 500 km bieżących dokumentacji wytworzonej przez instytucje państwowe i samorządowe tj. niemal dwa razy tyle, ile dotąd zgromadziły. Przy rozbudowie infrastruktury wyzwaniem jest obowiązek zabezpieczenia dziedzictwa wytworzonego w postaci tradycyjnej, papierowej. Dlatego budujemy magazyny, gdzie wprowadzamy rozwiązania technologiczne pozwalające na wieczyste przechowywanie dokumentów" - podkreślił naczelny dyrektor.

Jak wyjaśnił jego zastępca odpowiedzialny za inwestycje Ryszard Wojtkowski, nowe budynki archiwalne zapewniają odpowiednie warunki klimatyczne dla przechowywania dokumentacji w długim okresie. Są przy tym energooszczędne. "Np. siedziba Archiwum Narodowego w Krakowie, największa z dotychczasowych inwestycji, licząca ponad 14 tys. mkw. powierzchni użytkowej i przystosowana do pomieszczenia blisko 80 km półek z dokumentami, w części magazynowej została zaprojektowana jako budynek pasywny, wykorzystujący do funkcjonowania energię z odnawialnych źródeł. Archiwum będzie też posiadało zapasowe repozytorium dla dokumentów elektronicznych, pracownię konserwacji i digitalizacji zbiorów oraz przestrzeń dla działalności edukacyjnej i kulturalnej" - opowiadał Wojtkowski.

Archiwa liczą też, że w najbliższych latach powstanie w Warszawie Archiwum Narodowe RP. "Posiadamy teren na ul. Ordona. Określone zostały założenia funkcjonalne nowego gmachu. Obecnie studenci Wydziału Architektury Politechniki Warszawskiej w ramach prac semestralnych przygotowują koncepcje wstępne budynku. Docelowo będą tam działać Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych i Narodowe Archiwum Cyfrowe. Powstanie Archiwum Narodowego pozwoliłoby na zgromadzenie zbiorów do badań w jednym miejscu, planowe przejmowanie dokumentów z instytucji państwowych i powstanie powierzchni konferencyjno-wystawienniczych. Na razie czekamy na decyzję o finansowaniu. Nie spodziewamy się środków w przyszłym roku, ale ważne byłoby chociaż upoważnienie do działań projektowych" - mówił Stępniak.

Podkreślił także wagę zmiany w Polsce prawa archiwalnego, aby "w pełni dostosować formy i zakres działania Archiwów do sytuacji społecznej czy gospodarczej". "Pilność wielu kwestii wymagała nowelizacji ustawy archiwalnej, która weszła w życie jesienią. Do jej ważnych kwestii należy wdrażanie w Polsce administracji elektronicznej. Kluczowe jest, by sprawy załatwiane przez obywateli za pośrednictwem systemu teleinformatycznego miały walor prawny, a Archiwa muszą stać na straży wiarygodności i bezpieczeństwa tego systemu" - ocenił naczelny dyrektor.

"Aby proces ten usprawnić w ramach unijnego programu Polska Cyfrowa tworzymy Archiwum Dokumentów Elektronicznych - system teleinformatyczny, który umożliwia przejmowanie, przechowywanie i udostępnianie przez Archiwa Państwowe dokumentów podmiotów administracji publicznej wytworzonych w postaci elektronicznej. Repozytorium to pomieści liczbę dokumentów analogiczną do zgromadzonej na 800 km półek z dokumentami. Społeczeństwo oczekuje łatwego dostępu do potrzebnych akt. Dlatego ważna jest metodyka opracowania zasobu i tworzenia takich systemów informacji, które będą podlegały procesom przetwarzania w systemach teleinformatycznych. Przestawiamy więc naszą metodykę ewidencjonowania i opracowywania zbiorów do wymogów tego systemu" - mówił Stępniak.

Nowela ustawy archiwalnej zawiera też - jak wyjaśnił - przepisy dotyczące funkcjonowania środowiska archiwistów. "Ułatwia ona pogłębienie badań naukowych oraz określenie roli i miejsca tych spośród nas, którzy prowadzą te badania i chcą poświęcić więcej czasu na pracę i realizację pasji zawodowych. To ważne, ponieważ ze względu na brak konsekwentnej polityki w stosunku do pracowników naukowych doszło do poważnego regresu intelektualnego i zaniku pewnych umiejętności np. odczytywania dawnego pisma" - zauważył Stępniak.

Na mocy noweli naczelny dyrektor Archiwów uzyskał także prawo wspierania na drodze konkursów i grantów działalności instytucji pozarządowych zajmujących się gromadzeniem archiwaliów. "Sprawujemy bezpośredni nadzór nad dokumentacją powstającą w ponad 10 tys. instytucji państwowych i samorządowych, wspieramy ok. 120 tys. takich jednostek we właściwym postępowaniu z dokumentami wskazując konkretne rozwiązania i uświadamiając potrzebę ładu w dokumentach i przechowywania tych, które mają znaczenie. Zachęcamy też wszystkie instytucje: firmy, stowarzyszenia i fundacje, partie polityczne i związki zawodowe do tworzenia własnych archiwów - w przyszłości będą stanowić nieocenione źródło wiedzy. W sytuacjach kiedy utrzymanie archiwum staje się niemożliwe zapraszamy do kontaktu z Archiwami" - zaakcentował.

Archiwa prowadzą także szeroką działalność edukacyjną, wystawienniczą, wydawniczą i naukową. "33 instytucje organizują w skali roku ponad 400 różnych wydarzeń. Odwiedzają nas osoby w każdym wieku od grup przedszkolnych po Uniwersytety Trzeciego Wieku. Wydarzenia w 2016 r. będą koncentrowały się wokół m.in. obchodów 1050. rocznicy chrztu Polski, związane będą też z osobą Henryka Sienkiewicza, którego imieniem został ogłoszony rok 2016. Będziemy również kontynuowali kampanię +Archiwa rodzinne+, której celem jest zachęcenie do tworzenia archiwów domowych i dokumentowania historii rodzinnej. W ramach współpracy międzynarodowej Archiwa planują m.in. wymianę mikrofilmów z archiwami litewskimi i białoruskimi, a także kontynuację współpracy z UNESCO w zakresie tworzenia międzynarodowej i krajowej listy dziedzictwa dokumentacyjnego. Nasze działania mają więc jak widać niezwykle szerokie spektrum" - podsumował naczelny dyrektor Archiwów Państwowych.

Anna Kondek-Dyoniziak (PAP)